LIGUE RÉUNION ÉCHECS
RAPPORT DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
DU 27 AVRIL 2008 A L’ECOLE DE L’HERMITAGE LES HAUTS
La séance s’ouvre à 17h00.
ETAIENT PRESENTS MESDAMES ET MESSIEURS :
Patrick VITRY (Président du club d’Echecs d’Etang Salé) – Emmanuel BESNUS (Président du club Echiquier de l’Ouest) Donald SEMANELE (Président du club l’Hermitage les Hauts) – Jean OLIVIER (Président de l’Echiquier du Nord) – Sully SALVAN (Représentant Jacky BLARD Président du club du Tampon actuellement en France pour les championnats de France) - Charles ROBLET - Sylvie VIDOT- Régis DELESTAGE – Sophie CAVILLOT DELESTAGE –Thierry PRETET– Yann ROYER – Patrice GRETRY - Hugues HOAREAU (5 clubs présents sur 5, 13 présents)
ETAIENT EXCUSES :
Véronique AH-SOUNE– Mehboub ABDOULLAH – Willy FONTAINE – Christophe TRAVERS – Jacky BLARD
Le quorum étant atteint, l’assemblée peut valablement délibérer.
Monsieur Le Président rappelle l’ordre du jour :
Appel et émargement.
Approbation du PV de l’AG du 20/12/2007.
Rapport moral.
Rapport financier.
Rapport d’activité.
Vote du budget prévisionnel.
Conclusion des Championnats de ligue 2006-2007 et 2007-2008
Open 2008.
Premières propositions du calendrier 2008-2009 et candidatures d’hôtes de tournois.
Règlements des tournois pour la saison 2008-2009.
Site Internet de la ligue.
Cotisations 2008-2009.
Questions diverses.
1/ Approbation du Procès Verbal de l’Assemblée Générale du 20 décembre 2007 :
Le Secrétaire Jean OLIVIER fait lecture du procès verbal.
Aucune remarque n’est formulée.
LE PROCES-VERBAL est adopté à l’UNANIMITE
2/ Exposé du Rapport Moral 2007/2008:
Le Président Charles ROBLET fait lecture du rapport moral dont l’évènement majeur a été la démission de l’équipe menée par Jean-Marie BARRE qui est remercié pour le travail accompli pendant ces nombreuses années.
Cette année est donc une année de restructuration avec une nouvelle équipe.
La ligue attend la visite de Jean-Claude MOINGT Président de la Fédération Française des Echecs au mois d’octobre 2008 pendant le déroulement de l’open d’octobre.
LE RAPPORT MORAL est adopté à l’UNANIMITE
3/ Exposé du rapport d’activité :
Le Président Charles ROBLET parcourt les principaux évènements organisés par la ligue :
Formations ; entraîneurs, arbitres et jeunes pour la préparation au championnat de France.
Compétitions ligues ; championnats de ligue et open international.
Compétitions extérieures.
Manifestations exceptionnelles.
4/ Bilan financier :
La clôture des comptes pour l’exercice 2007/2008 a été difficile pour la nouvelle équipe. En effet l’équipe précédente n’a pas transmis d’informations suffisantes : pas de fichier informatique, un dossier papier comptable très succinct et flou, pas d’inventaire précis, pas de document de synthèse. Le bilan a donc été fait avec les données existantes et visibles. Certains membres ont donc eu quelques difficultés à approuver cette situation, mais tous ont admis que cet état de fait est surtout de la responsabilité de l’équipe précédente.
Malgré tout, il faudra faire apparaître sur le compte de résultat 2008 une rubrique « bénéfices ou pertes » avec son montant correspondant à la somme permettant d’obtenir l’équilibre des comptes.
La ligue dispose à ce jour d’un fond de roulement permettant actuellement d’assurer les activités programmées.
Hugues HOAREAU accepte d’être commissaire aux comptes.
Hugues HOAREAU précise que lorsqu’il avait la charge de cette tâche pour l’équipe sortante, il avait constaté l’existence de logiciels de comptabilité, de micro-ordinateur, caméra dont il n’y a plus trace actuellement.
Yann ROYER souhaite recevoir de Mehboub ABDOULLAH les dossiers de comptabilité de la ligue pour apporter son avis sur cette gestion.
Il serait souhaitable de trouver un sponsor pour les Echecs à La Réunion.
LE RAPPORT FINANCIER est adopté à l’UNANIMITE moins une abstention.
5/ Budget prévisionnel :
Le secrétaire Jean OLIVIER ayant oublié le document, celui-ci sera transmis aux membres par courriel. Chacun donnera son avis sur le sujet. Le vote se fera par courriel à moins qu’une question particulière nécessite une nouvelle rencontre.
6/ Conclusion des championnats de ligue :
Sylvain Lorans a gagné les deux championnats, David Rodier deuxième, il faut vérifier si ces lauréats ont bien reçu leurs récompenses.
Il faut noter qu’il faut éviter que, comme par le passé, des promesses de prix ne soient pas tenues.
Un responsable doit prendre en main le suivi des championnats, réalise les classements, archive les résultats et nomme les destinataires des prix. Yann ROYER et Patrice GRETRY se portent volontaires
7/ Open 2008 :
Un résumé de l’état d’avancement de l’organisation de l’Open 2008 est fait. Il faut signaler qu’à l’île Maurice, un tournoi doit avoir lieu pendant les mêmes dates qu’à Saint Denis. Il faut prendre contact avec Rene Génné qui est sans doute l’organisateur pour voir si un aménagement de dates est possible.
Thierry annonce qu’il a obtenu un rendez-vous à la BNPI sponsor officiel de la FFE le vendredi 9 mai afin de négocier une aide pour l’open. Charles et Jean l’accompagneront sans doute.
Un appel est lancé à tous afin de transmettre à l’équipe organisatrice les adresses des personnes susceptibles de faire la promotion de l’open en métropole afin de leur faire parvenir des plaquettes.
8/ Calendrier 2008 :
Les présidents de club doivent œuvrer afin d’organiser des tournois, à cadence lente en particulier, afin de prendre le relais de ceux qui existaient par le passé.
D’autre part, chacun doit réfléchir au calendrier 2008 pour les compétitions habituelles.
Thierry fait remarquer que les compétitions scolaires devraient suivre le calendrier de la métropole permettant ainsi aux équipes qualifiées de pouvoir participer aux rencontres nationales.
La commission jeune constituée de Thierry PRETET, Patrice GRETRY, Willy FONTAINE et Jacky BLARD est chargée d’y réfléchir.
9/ Réglements des tournois 2008 :
Chacun doit réfléchir aux règlements à adopter pour la prochaine saison.
Faut-il maintenir le système actuel, en mettre un autre en place comme un tournoi fermé par exemple ?
Patrick VIITRY et Emmanuel BESNUS font le point sur le sujet en consultant les joueurs par courriel ou directement et rendront leur conclusion pour la prochaine réunion.
10/ Site internet de la ligue :
Le site de la ligue n’est plus actualisé. Il n’y a pas de responsable. Charles ROBLET est chargé de contacter Farid BELAZOUG et lui proposer cette charge qu’il avait déjà à l’origine.
La ligue pourra indemniser Farid pour le travail fourni. L’idée est de payer son abonnement Internet ce qui correspondra à sa demande d’indemnisation environ 30€.
Tous les membres sont unanimes sur le fait qu’il faut absolument stocker sur le site de la ligue toutes les informations concernant la ligue, résultat des tournois, rapports des commissions, bilan financier, etc. Ainsi l’historique sera disponible pour l’ensemble des membres du bureau et permettra un transfert de responsabilité futur sans perte d’information.
Thierry propose que son forum soit utilisé à cette occasion. Il est nécessaire que le site qui héberge nos données soit sécurisé contre les pertes d’informations.
11/ Cotisations 2008/2009 :
Après concertation, tous les membres souhaitent reconduire le montant des cotisations actuelles.
12/ Questions diverses :
Des rendez-vous pour Jean-Claude MOINGT lors de sa visite du 9 au 22 octobre doivent être prévus, Rectorat, Département, Région etc.
Emmanuel BESNUS recherche s’il est possible de faire subir de nouvelles sessions d’examen pour les arbitres qui ont échoué en mars 2007.
Il faut prévoir des formations d’animateurs, et recenser les besoins dans ce domaine : Christian LAPIERRE et Thierry PRETET sont intéressés.
Patrice GRETRY rappelle qu’il souhaiterait que des formations via le web en vidéo conférence soient proposées aux joueurs. Le principe est acquis, mais ces opérations seront déléguées aux clubs qui ont les moyens à leur disposition. D’autre part, il précise qu’il y a désormais des formateurs sur l’île, Stéphane LORET, Patrice GRETRY qui peuvent assurer la formation des jeunes de niveau moyen. Pour la formation des forts jeunes et adultes faire venir un formateur reste nécessaire.
Sophie CAVILLOT DELESTAGE a présenté son organisation de la journée Femmes et Sports qui a lieu le dimanche 1 juin au CROS de Champ Fleuri à Saint Denis. La journée se déroulera sous un chapiteau éloigné des zones bruyantes mais passgères. Après demande de bonnes volontés pour cette journée, les particpants seront Sophie CAVILLOT, Sylvie VIDOT, Régis DELESTAGE, Charles RIOBLET, Patrice GRETRY, Donald SEMANELE, Jean OLIVIER. Le budget prévoit de rembourser les déplacements des bénévoles éloignés. Un repas est prévu également. L’Echiquier géant du Club de Saint Paul sera utilisé, un véhicule prévu par Sophie permettra le transport.
Hugues HOAREAU propose de prévoir la fabrication de tee-shirts, calendriers à vendre afin de faire quelques bénéfices.
D’autres idées comme des simultanées dans les galeries des supermarché sont de bonnes idées pour faire connaître notre activité.
Hugues HOAREAU et Patrice GRETRY réfléchissent à ces possibilités pour la prochaine réunion.
L’accord est donné pour le remboursement des indemnités d’arbitrage du championnat de La Réunion de novembre et décembre 2007 destiné à Jean OLIVIER.
La séance est levée à 19h 38.
LE PRESIDENT : Charles ROBLET
Le SECRETAIRE : Jean OLIVIER LE VICE-PRESIDENT : Patrick VITRY
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